劳动者自身原因导致未签订书面劳动合同，　用人单位是否需支付二倍工资差额？

案情简介

2022年1月19日，许女士应聘进入本市某贸易公司从事人事专员工作，月工资8000元。双方签订了期限自2022年1月19日起至2024年1月18日止的劳动合同。该份合同期满后，双方未再续订劳动合同。

2024年9月18日，许女士向贸易公司主动提出辞职，后又向劳动人事争议仲裁委员会申请仲裁，请求贸易公司支付2024年1月19日至2024年9月18日期间未订立劳动合同二倍工资差额64000元。

审理中，许女士表示，贸易公司与其签订的劳动合同自2024年1月18日期满后，双方存续事实劳动关系至2024年9月18日。鉴于贸易公司未再与其续订书面劳动合同，应依法支付未订立劳动合同二倍工资差额。

贸易公司则主张，许女士从事人事管理工作，负责包括与其本人在内的所有员工签订劳动合同。现未续订劳动合同的原因系许女士怠于履行工作职责所致，不利后果不应由公司承担，故不同意支付二倍工资差额。

另查明：许女士曾通过电子邮件向多位员工发送过劳动合同文本（电子版），征求相关员工的意见，并通知其与公司签订劳动合同。对此，许女士解释称，其根据贸易公司总经理要求发送上述邮件，但具体劳动合同的签订和用印流程均由他人负责，且人事工作仅是其日常的部分工作内容。

争议焦点

贸易公司是否应当向许女士支付未订立劳动合同二倍工资差额？

处理结果

仲裁委员会依法作出裁决：对许女士要求贸易公司支付2024年1月19日至2024年9月18日期间未订立劳动合同二倍工资差额64000元的请求，不予支持。

案件评析

根据《劳动合同法》第八十二条规定，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍工资。

签订劳动合同虽说是用人单位的法定义务，但法条本身并未就未订立劳动合同的原因或责任作明确区分。正常情况下，由于用人单位的管理问题导致未签订劳动合同的，其应当承担二倍工资差额的责任无可厚非，但还会存在因可归责于劳动者自身原因导致未签订书面劳动合同，甚至是劳动者不愿签订劳动合同的情形。譬如，公司的高管、人事主管或法务经理等这类特殊群体，以用人单位未与其签订劳动合同，据此追索二倍工资差额的案件时有发生。其中，有工作人员本身的工作疏漏的原因，也有主观故意未及时签订的原因，甚至有在签订劳动合同后，利用工作便利隐匿由用人单位方保存的劳动合同，由此导致在争议发生后，用人单位举证限于被动的局面。

事实上，公司的高管、人事主管或法务经理对于劳动法律、法规的熟悉程度应当高于普通劳动者，且其本身在用人单位也承担着管理职责，对于用人单位存在的不规范用工行为负有提醒和管理义务。如果明知未及时签订或者续订劳动合同，但未积极履行职责，以便日后追索二倍工资差额，不仅可以理解为一种失职行为，其实这类情形也背离了法律意在督促当事人以书面形式明确劳动权利义务的初衷。基于不能从自己的过错行为中获益的原则，不论这种过错是故意还是过失，此类群体发生未与用人单位签订劳动合同之情形，相关法律后果不应当再由用人单位承担。当然，若有证据证明其曾向用人单位提出过签订劳动合同的意愿，后因用人单位的拖延或遭拒绝等原因致使未能订立，则未订立合同的过错责任仍在于用人单位，用人单位不享有豁免义务。

回到本案中，根据查明的事实，可以认定许女士在贸易公司从事与签订劳动合同有关的人事管理工作，许女士应当负有提示用人单位续订劳动合同的义务，并知晓未签订劳动合同的法律后果。在许女士未提供证据证明贸易公司存在拒绝续订劳动合同的前提下，因其怠于履行签订劳动合同的管理职责所产生的法律后果不应当由贸易公司承担，故贸易公司无需向许女士支付未订立劳动合同二倍工资差额。因此，对许女士要求贸易公司支付2024年1月19日至2024年9月18日期间未订立劳动合同二倍工资差额64000元的仲裁请求，仲裁庭未予支持。

总而言之，只有在劳动者自身原因导致未签订劳动合同的情况下，才能免除用人单位承担未订立劳动合同的法律责任。但用人单位对于此类抗辩主张承担举证责任，即需要提供证据证明自身不存在过错，且已履行了签订劳动合同的诚实磋商义务；若不能举证证明的，仍由用人单位承担不利后果。值得一提的是，对于人事专员等特定劳动者，建议可明确由上级对相关工作承担监管职能，在层层压实责任的同时也能避免道德风险，并从源头上弥补合同管理方面的空白。

（王海雯 顾松林）